W poniższym dokumencie znajdą Państwo wiele przydatnych informacji dotyczących organizacji pobytu uczniów w Rimini. Prosimy o dokładne zapoznanie się z ich treścią. 

I.  Zarządzanie projektem – ogólny harmonogram

1. Ustalenie budżetu dla grupy – budżet zostanie ustalony wspólnie z Państwem. Jest to bardzo istonte, gdyż dopiero po ustaleniu budżetu (znając rodzaj zakwaterowania oraz inne uslugi) będziemy mogli zacząć organizować pobyt grupy.
2. Przesłanie dokumentacji projektowej, którą Państwu wyślemy do wypełnienia (Project Infromation, Application forms, Plik excel, zatwierdzony budzet itp). Dokładne informacje o dokumentach znajda Państwo ponizej (punkt 1).
3. Rezerwacja zakwaterowania oraz przydział uczniów na praktyki – po otrzymaniu dokumentacji od Państwa
4. Przygotowanie umowy finansowej oraz faktury.
5. Umowa: Umowa przygotowywana przez nas to umowa finansowa, jest ona konieczna do dokumentacji księgowej wymaganej przez prawo wloskie. Jest ona w języku angielskim. Jeśli Panstwo potrzebują umowę dla wymogów Agencji Narodowej, prosimy o skorzystanie z modelu Agencji. Może ona być w języku angielskim lub dwujęzyczna (polski oraz angielski). Niestety ma możemy podpisać umowy wyłącznie w języku polskim.
6. Faktura: Poprosimy Państwa o przesłanie danych do faktury oraz podziału kosztów.
7. Na około tygodnia/dwoch przed przyjazdem grupy zostanie Państwu przesłany Information Voucher ze wszystkimi ważnymi informacjami dotyczącymi pobytu grupy za granica (informacje o zakwaterowaniu, praktykach, ewentualnym transferze, numer telefonu do opiekuna z ramienia firmy przyjmującej itp).
8. Podczas pobytu za granica grupa będzie kontaktować się z osobami odpowiedzialnymi za grupę (opiekunowie). Ma to na celu jak najszybsze rozwiązanie ewentualnych problemów/wątpliwości. Kontakt z koordynatorem projektu oczywiście również będzie możliwy, w przypadku problemów niemożliwych do rozwiązania „na miejscu”.

II. Szczegółowe informacje 

1. Dokumentacja projektowa

Pełna dokumentacja projektowa to:

• Project Information – wypełniany przez koordynatora projektu.

Bardzo prosimy zwrócić szczególna uwagę na poprawność tytułu i numeru projektu, które znajda się póżniej na wszystkich dokumentach projektu. Isotny jest także sektor stażu oraz informacje o tym, co uczniowie mogą robić podczas praktyk.

• Application Forms – wypełniane przez uczniów

Dokumenty te prosimy wypełnić w języku angielskim na komputerze oraz przesłać mailem w formacie Word (nie ma konieczności ich podpisywania). AF prosimy zapisać w następujący sposób: ST_AF_Imię_Nazwisko ucznia. Prosimy, aby uczniowie nie „kopiowali” od siebie Aplikacji, gdyż to na ich podstawie zostaną przydzieleni do miejsc praktyk. Istotne jest także, aby wpisywali szczegółowo czym chcieliby się zajmować.

Na przykład dla sektoru informatycznego może to być „naprawa komputerów”/ „strony www”/ „grafika” itd., dla sektoru turystycznego „kelner”/ „recepcja” / „pokoje” itd.

• Plik excel z danymi uczniow – wypełniany przez koordynatora projektu

Sektor praktyk podany w tym pliku pojawi się na certyfikatach dla grupy

• Dane lotów lub przyjazdu i wyjazdu autokaru (miejsce, godzina, przewoźnik itp.)
• Skan ubezpieczenia grupowego – od nieszczęśliwych wypadków, kosztów leczenia oraz odpowiedzialności cywilnej
• Skan podpisanego budżetu (budżet ustalony pomiędzy naszą oraz Państwa organizacją)
• Informacje odnośnie podziału kosztów na fakturach (ile faktur, jak mają na nich być podzielone koszty)
• Dane nauczycieli przyjeżdżających z grupami (imię, nazwisko, data urodzenia, numer telefonu)
• Numer NIP

Wszystkie dokumenty prosimy przesłać drogą mailową.

Project Information oraz skan zatwierdzonego budżetu prosimy przesłać najpóźniej 3 miesiące przed przyjazdem grupy! Pozwoli nam to zarezerwować zakwaterowanie dla grupy. Bez tych dokumentów nie możemy zarezerwować zakwaterowania.

Application Forms powinniśmy dostać na ok. 2/3 miesiące przed przyjazdem grupy. Bez tych dokumentów nie możemy rozpocząć przydziału uczniów do firm.

Pełną dokumentację projektową musimy otrzymać od Państwa najpóźniej na miesiąc przed przyjazdem grupy. Ubezpieczenie i dane do faktur można dosłać poźniej.

2. Faktura

Faktura zostanie Państwu przesłana przez księgową drogą mailową, z prośbą o potwierdzenie jej poprawności. Na ewentualne zmiany będą Państwo mieli kilka dni, potem niestety nie będzie to już możliwe, ze względów formalno-księgowych.

Prosimy więc o dokładną analizę faktur i jak najszybszą informację o koniecznych zmianach.

3.Porozumienie o programie stażu, umowy oraz inne dokumenty

Wszystkie dokumenty związane z projektem powinny być także w języku angielskim. Jest to bardzo istotne ze względów formalnych. Rowniez dokumenty przekazywane uczniom w Rimini (handbook) sa w jezyku angielskim.

Umowa finansowa pomiędzy naszą a Państwa instytucją może być przygotowana przez nas, prosimy jedynie o zgłoszenie takiej prośby.

Prosimy o zabranie do Rimini dodatkowego kompletu wszystkich umów (także w języku polskim, jeśli będą je Państwo przygotowywać) także do zostawienia dla naszej organizacji!

Oznacza to, że do Rimini należy zabrać dodatkowy komplet umów o staż  w języku angielskim i polskim – jeśli będą je Państwo przygotowywać także w języku polskim. Jeśli nie – wystarczą wersje w języku angielskim.

Osoby, które podpisują dokumenty

Umowy i porozumienia: Luciano Donato Marino – General Manager, marino@sistematurismo.it

Europassy: Simona Ascoli  – Head of International Mobility Department, ascoli@sistematurismo.it

W umowach jako osobe kontaktowa prosimy wpisac Pania Simone:

Simona Ascoli  – Head of International Mobility Department, ascoli@sistematurismo.it

Aktualne adresy Sistema Turismo:

Legal Address: Corso XVIII Agosto 38, III Rampa Meridionale, 85100 Potenza

Operative Office: Viale Vincenzo Verrastro, 17/A-E, 85100 Potenza

Rimini Branch: via Soardi 18, 47921 Rimini

Dla projektow posiadajacych procedure ECVET

Do Rimini nalezy zabrac:

1. 2 egzemplarze MOU – Memorandum of Understanding (Porozumienie o partnerstwie ECVET) – wersja po angielsku!                                           Dokument ten powinien byc pomiedzy naszymi dwoma organizacjami! Mozemy Panstwu przeslac model tego dokumentu.   Jesli potrzebuja Panstwo takze wersje polska, do Rimini nalezy zabrac takze 2 egzemplarze wersji polskiej.

2. 3 lub 4 egzemplarze LA dla kazdego ucznia – Learning Agreement (Porozumienie o programie zajęć ECVET ) – wersja po angielsku!                                                                                              Liczba zalezy od tego, kto bedzie podpisywal dokument jako firma goszczaca.     Jesli jest to Sistema Turismo, nalezy zabrac 3 egzemplarze. Jesli umowy beda podpisywane takze przez firmy przyjmujace uczniow – nalezy zabrac 4 egzemplarze.                                                                                            Jesli potrzebuja Panstwo takze wersje polska umow, do Rimini nalezy zabrac takze po 3 lub 4 egzemplarze wersji polskiej umowy dla kazdego ucznia.

3. 3 lub 4 egzemplarze Quality Commitment (Zobowiązanie do Zapewnienia Jakości Mobilności ) – wersja po angielsku! Liczba zalezy od tego, kto bedzie podpisywal dokument jako firma goszczaca.     Jesli jest to Sistema Turismo, nalezy zabrac 3 egzemplarze. Jesli umowy beda podpisywane takze przez firmy przyjmujace uczniow – nalezy zabrac 4 egzemplarze.                                                                                            Jesli potrzebuja Panstwo takze wersje polska tych dokumentow, do Rimini nalezy zabrac takze po 3 lub 4 egzemplarze wersji polskiej dla kazdego ucznia.

Modele wszystkich dokumentow w obu jezykach sa dostepne na stronie Agencji Narodowej:

http://erasmusplus.org.pl/dokumenty/ksztalcenie-i-szkolenia-zawodowe

4. Daty pobytu

Zanim kupią Państwo bilety dla grupy, bardzo prosimy o dodatkowy kontakt z nami w celu potwierdzenia konkretnych dat.

5. Ubezpieczenie

Grupy powinny posiadać wykupione ubezpieczenie od: kosztów leczenia, wypadków oraz odpowiedzialności cywilnej w miejscu praktyk.

6. Szkolenie BHP

Grupy z zawodów mechanicznych, budowlanych itp. powinny przed wyjazdem do Włoch przejść szkolenie z BHP. Szkolenie to powinno być potwierdzone odpowiednim certyfikatem (wzór dostępny u nas). Jest to wymóg prawa włoskiego.

7. Zakwaterowanie

Współpracujemy z wieloma rezydencjami oraz hotelami w Rimini, rezerwacji zakwaterowania dokonujemy dopiero znając płeć uczestników oraz po potwierdzeniu budżetu i dat pobytu.

Wszystkie obiekty są o bardzo dobrym standardzie.

Rezydencje hotelowe – zakwaterowanie bez wyżywienia:

W rezydencjach hotelowych zakwaterowanie jest bez wyżywienia, apartamenty mają w pełni wyposażone aneksy kuchenne, gdzie można przyrządzać posiłki.

W każdym apartamencie znajduje się łazienka. Pralka jest wspólna dla wszystkich, znajduje się zazwyczaj w „podziemiach” rezydencji.

Apartamenty mogą być różne:

• Monolocale – pokój z aneksem kuchennym, łazienka
• Bilocale – sypialnia, pokój z aneksem kuchennym, łazienka
• W niektórych rezydencjach są tez trilocale – 2 sypialnie, pokój z aneksem kuchennym, łazienka.

Grupy zakwaterowane w rezydencjach hotelowych (apartamenty) muszą zabrać ze sobą poszewki na pościel oraz ręczniki.

Hotel – Zakwaterowanie z wyżywieniem:

Grupy zakwaterowane w hotelu z pełnym wyżywieniem będą miały zapewnione 3 posiłki: śniadanie, lunch na wynos oraz kolację. We Włoszech do posiłków podaje się standardowo wodę (na śniadanie podawana jest kawa lub herbata).

Ostatnim posiłkiem jest zawsze śniadanie!

Pokoje hotelowe posiadają łazienki.  W hotelach nie ma pralni, ubrania można prać w okolicznych pralniach samoobsługowych.

Wszystkie rezydencje i hotele znajdują się w niedalekiej odległości od morza, bez problemu można „dojść na nogach”.

Kaucja:

W miejscu zakwaterowania zostanie pobrana od grupy kaucja – 50 euro od osoby. Jest ona zwracana na koniec pobytu, jeśli nie ma żadnych zniszczeń. Jest to procedura standardowa.

Ma to na celu uwrażliwienie uczniów na dbanie o pokój hotelowy/apartament.

Z doświadczenia wiemy, ze uczniowie płacąc kaucje, praktycznie nie wyrządzają żadnych szkód w miejscu zakwaterowania.

Doba hotelowa i w rezydencji:

Doba hotelowa zaczyna się zazwyczaj od godziny 14, w rezydencji może to być godzina 16. W przypadku wolnych pokoi/apartamentów, grupy mogą być do nich zakwaterowane wcześniej. Doba hotelowa kończy się o godzinie 10.

Alkohol oraz inne używki

Na terenie hotelu/rezydencji obowiązuje całkowity zakaz spożywania napojów alkoholowych, środków narkotyzujących oraz substancji psychotropowych.

W przypadku złamania zakazu, dany uczeń zostanie natychmiast odesłany do domu na koszt własny.

8. Przydział do firm goszczących

Uczniowie zostaną przydzieleni do firm goszczących na podstawie przygotowanych przez nich formularzy aplikacyjnych. Są one bardzo istotne, dlatego też prosimy o ich dokładne i szczegółowe wypełnienie, nie przepisywanie od kolegów itp.

Uczniów z zawodów informatycznych prosimy o bardzo dokładne wyszczególnienie programów, którymi umieją się posługiwać, jak również wszystkich umiejętności związanych z zawodem.

Application Forms prosimy zapisać w następujący sposób: ST Application Form_Imię_Nazwisko ucznia

9. Strój do pracy

Uczniowie powinni zabrać ze sobą odpowiednie stroje do pracy, w szczególności:

• Dla zawodów mechanicznych, budowlanych itp. należy zabrać obuwie ochronne
• Dla zawodów z branży gastronomiczno–hotelarskiej obowiązują następujące stroje:

Kelner/Kelnerka – czarne spodnie lub spódnica do kolan oraz biała koszula; wygodne czarne buty (nie obuwie sportowe, nie na wysokim obcasie), czarna marynarka. Nie jeansy!

Pokoje (Housekeeping) –  wygodna odzież, sweter/bluza, T-shirt, wygodne spodnie. Wygodne buty, polecane typu Crocs lub chodaki w kolorze białym lub czarnym.

Asystent kucharza –  odzież typowa dla kucharza: spodnie, czepek, fartuch, również wygodna odzież. Wygodne buty, typu Crocs lub chodaki w kolorze białym.

Recepcja – czarne spodnie lub spódnica do kolan oraz biała koszula; wygodne czarne buty (nie obuwie sportowe, może być na niewysokim obcasie), czarna marynarka. Nie jeansy!

• Dla pracy biurowej: odpowiedni strój – nie T-Shirty, nie spodnie z dziurami, nie krótkie spódnice.
• Dla fryzjerów/kosmetyczek: fartuch, odpowiednie spodnie, wygodne buty, typu Crocs lub chodaki w kolorze białym

Piekarz/cukiernik –  odzież typowa dla zawodu: spodnie, czepek, fartuch, również wygodna odzież. Wygodne buty, typu Crocs lub chodaki w kolorze białym.

W żadnym zawodzie nie powinno się iść na praktyki w klapkach, krótkich spodenkach, bluzkach z dużym dekoltem, mini spódnicach itp.

 10 .Godziny pracy

Godziny praktyk ustalane są w każdej firmie w pierwszym dniu praktyki – dzień prezentacji w firmie.

– dla zawodów z branży hotelarsko-gastronomicznej możliwa jest praca w weekend i na zmiany do godzin wieczornych, ze względu na specyfikę zawodu

– fryzjerzy pracują od wtorku do soboty, gdyż tak otwarte są salony w Rimini

Wszyscy uczniowie będą mieli 2 dni wolne w tygodniu, pracują maksymalnie 8 godzin dziennie.

Jeśli uczniowie nie mogą pracować więcej niż 6 godzin dziennie, prosimy zgłosić to już na samym początku organizacji wyjazdu.

11. Bilety miesięczne

Do biletów miesięcznych potrzebne są zdjęcia legitymacyjne oraz ksero dowodów/paszportów (również dla opiekunów, jeśli karty są przewidziane również dla nich). Zdjęcia oraz ksero należy zabrać ze sobą do Rimini.

12. Opiekunowie z ramienia Sistema Turismo w Rimini

W Rimini mogą się Państwo kontaktować z tutorami z ramienia Sistema Turismo. Ich dane wraz z numerami telefonów zostaną Państwu przekazane przed wyjazdem (przed wyjazdem dostaną Państwo także numer telefonu, na który w razie problemów można dzwonić 24 godziny na dobę).

Prosimy, aby w razie jakichkolwiek problemów opiekun grupy kontaktował się bezpośrednio z tutorami w Rimini i to im zgłaszał problemy, jedynie w ten sposób będą one mogły zostać szybko i sprawnie rozwiązane.

W pierwszy poniedziałek po przyjeździe grupy zostanie przeprowadzone Welcome Meeting, podczas którego zostanie pokazane centrum miasta, najbliższe sklepy, apteki itp. Omówione zostaną także dokumenty projektowe i inne sprawy organizacyjne.

13. Znajomość języka

Uczniowie powinni znać język angielski lub włoski na poziomie komunikacyjnym. W przypadku całkowitej lub bardzo słabej znajomości języka, uczniowi może zostać przerwany staż z powodu braku możliwości komunikacji z opiekunem stażu.

Dla grup nieznających języka w stopniu wystarczającym proponujemy seminaria oraz wizyty profesjonalne.

14. Opiekun grupy

Także opiekun przyjeżdżający z grupą powinien znać język wloski lub angielski na poziomie komunikacyjnym. Jest to bardzo istotne, inaczej nie poradzi on sobie za granicą, nie będzie w stanie porozumieć w ważnych kwestiach, a wynikająca z tego stresująca sytuacja wpłynie także na uczniów!!!

15. Certyfikaty oraz inne dokumenty

Bardzo prosimy o zgłoszenie w naszym biurze w Rimini podczas Welcome Meeting ile kopii i jakich certyfikatów (np. certyfikaty POKL czy PO WER) będą Państwo potrzebowali dla grupy. Prosimy także o zgłoszenie nam na początku pobytu wszystkich dokumentów, których będą Państwo potrzebowali od nas lub od firm.

16. Alkohol oraz inne używki

Całkowity zakaz spożywania napojów alkoholowych, środków narkotyzujących oraz substancji psychotropowych obowiązuje uczniów nie tylko w miejscu zakwaterowania, ale również podczas całego pobytu.

W przypadku rażących problemów wychowawczych – w porozumieniu z organizacją wysyłającą – uczeń może zostać natychmiast odesłany do domu na koszt własny.

17.Dni wolne i święta  – rok 2016

2016 National and Local Holidays: